Estabelecendo Limites de Especificação para Processos

Vamos tratar hoje, de um assunto que felizmente vem ganhando força e atenção nos últimos tempos dentro das organizações: a modelagem, o acompanhamento e o gerenciamento dos processos que suportam o negócio. Digo felizmente porque, como já tenho dito, os processos são o DNA das empresas e como tal precisam ser considerados e interpretados em sua singularidade, uma vez que, cada um possui objetivo e especificações particulares. Diante dessa feliz evolução, proponho aos envolvidos nestes trabalhos, uma nova forma de interpretar os processos, quebrando os paradigmas atuais e partindo para uma nova abordagem, que acredito proporcionar maiores ganhos. Mas como fazer isso?

Fonte: Imagem da internet

A idéia que proponho é simples. Toda vez que forem feitas solicitações para modelagem de um novo processo, os responsáveis por este trabalho deverão visualizá-lo como um novo produto que deverá atender às necessidades do cliente (interno ou externo). Atualmente, quando mapeamos e modelamos um processo, só o conheceremos quantitativamente, somente após sua operacionalização. Isto ocorre porque, interpretamos a modelagem de um processo como sendo apenas um documento visual para consulta ou treinamento e não como uma especificação a ser atendida. Se evoluirmos para a idéia proposta, poderemos:

• Conhecer seu índice de aproveitamento ou sua eficiência de ciclo, através do conhecimento das atividades que agregam valor, antes que este entre em produção. Isto será possível através de um mapeamento eficiente com o foco não somente nos procedimentos operacionais, mas também nos tempos (produtivos e improdutivos) que compreendem o Lead Time do processo;
• De posse do conhecimento dos tempos, podemos estimar de forma confiável o custo de operacionalização do processo, tendo assim um parâmetro de comparação com os custos realizados efetivamente, após este estar em produção.

Com essa idéia, estaremos estimulando aos gestores e suas equipes a fazerem com que suas solicitações para novos processos já venham com especificações estabelecidas. O desafio para os analistas seria modelar os processos de acordo com estas especificações. Estou inclinado a afirmar que, o trabalho seria desafiador e ao mesmo tempo proporcionaria aos envolvidos um alto grau de aprendizagem.

Outro ganho relevante que teremos com esta proposta seria através dos benefícios da análise dos desvios observados entre as especificações estipuladas e as especificações realizadas. Através desta análise, a melhoria contínua dos processos ficaria muito mais visual e tangível, proporcionando à organização o ajuste fino das variáveis que compreendem as especificações estabelecidas, com o objetivo de balancear e estabilizar o setor operacional de produção onde estão inseridos os processos.

Para tanto, a interação entre Analistas de Processos e Analistas de Tecnologia da Informação é de extrema importância, uma vez que, conhecendo a fundo o funcionamento e comportamento dos sistemas de suporte operacional, o estabelecimento de especificações para o processo se tornaria menos oneroso e subjetivo. Não podemos descartar também o apoio do Analista de Negócios que conhece a fundo as interações departamentais que dão suporte ao produto ou serviço oferecido ao cliente. A interação entre estes três profissionais irá proporcionar ao processo uma solidez maior quando de sua implementação.

A questão aqui é clara. Temos que deixar de interpretar diagramas como sendo somente simples procedimentos operacionais e passar a considerá-los como um produto que precisa atender a especificações. Vejo que os ganhos quanto à qualidade e custo serão exponenciais, considerando é claro, a particularidade inerente a cada modelo de gestão praticado pelas organizações.

Convido os leitores a pensarem neste sentido e a desafiar o modelo atual com a proposta de refinar a abordagem dos trabalhos de mapeamento e modelagem dos processos, tão importante e necessário as organizações.

Boa Leitura!!

O Engenheiro

Meu nome é Marcelo Gonçalves Pereira e tenho 34 anos. Tenho formação na área de Engenharia em Produção e junto com Paulo Andrade fundamos a FOCO T&D.

Tenho ampla experiência em modelagem, controle e acompanhamento de processos  utilizando metodologias como o Lean Six Sigma e PDCA.